کپی قولنامه اعتبار دارد یا خیر؟  

به موجب تعریفی که قانون از سند بیان داشته است، سند عبارت است از نوشته‌ای است که در مقام دعوا یا دفاع از آن قابلیت استناد داشته باشد. به موجب قانون مدنی، اسناد به دو نوع رسمی و عادی تقسیم‌بندی می‌گردند. اسناد رسمی، به این خاطر که طی تشریفات به خصوصی تنظیم می‌گردند، در دادگاه و در مقام اثبات دعوا از اعتبار بسیاری برخوردار بوده و آنها را تحت عنوان یکی از ادله اثبات دعوا می‌شناسند.

ولی گاها پیش می‌آید که صاحبان سند رسمی و ارگان‌ ها به این منظور که سند رسمی مفقود نگردد و یا به سرقت نرود، در صورت لزوم همچون پیوست سند به دادخواست کپی یا رونوشت آن را تقدیم می‌کنند.

اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی بستگی به این دارد که در دفاتر رسمی به ثبت رسیده باشد یا خیر. سند رسمی می‌بایست از طریق اشخاصی که جایز به گواهی کپی یا رونوشت سند هستند همچون اداره ثبت اسناد، دفاتر رسمی یا بخش ‌دار محل صادر گردیده باشد. در شرایطی که مطابقت سند رسمی با ثبت دفتر تایید شده باشد، حکم خود سند را داشته که به آن کپی برابر اصل هم گفته می‌شود.

رونوشت سند به این معنی است که از سند یک کپی گرفته شود و به تایید و گواهی یک مامور رسمی رسیده باشد. سند رسمی در مقام دعوا قابیلت استناد خواهد داشت. از این رو چنانچه اصل سند مفقود و یا به‌ سرقت رفته باشد، دادخواست رونوشت یا کپی آن داده می‌شود. به این خاطر که یک کپی از سند در دفترخانه‌ای که سند در آن تنظیم گردیده است بایگانی می‌شود، در زمان دعوا می‌توان به دفترخانه مراجعه نموده و تقاضای کپی یا رونوشت را داشت.

در ادامه این مطلب به بررسی بیشتر اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی چقدر است خواهیم پرداخت. تا انتها همراه ما باشید.

سند رسمی چیست؟

همانطور که بیان شد، علاوه بر اقرار، سوگند و شهادت سند از جمله اصلی‌ترین ادله اثبات دعوا به شمار می‌رود. سند را می‌توان به دو نوع سند عادی و سند رسمی تقسیم‌ بندی کرد که هر کدام از آنها با یکدیگر متفاوت بوده و آثار حقوقی متفاوتی هم به دنبال خواهند داشت. قانون مدنی با توجه به اهمیت این موضوع یعنی تشخیص عادی یا رسمی بودن سند و استناد به آن در دادگاه به تعریف سند رسمی پرداخته است.

به موجب ماده 1287 قانون مدنی در تعریف سند رسمی چنین بیان داشته است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.»

در قسمت ابتدایی ماده مذکور، مصادیق عرفی سند رسمی که همان اسناد مرتبط با مالکیت و اسناد مرتبط با قراردادها و داد و ستدها است، بیان گردیده است. ولی اسناد رسمی منحصر به این مصادیق نبوده، بلکه در ادامه همین ماده ملاک تشخیص سند رسمی و ارکان سند رسمی نیز بیان گردیده است.از این رو، مامور رسمی در حدود صلاحیت خود در هر موردی که به تنظیم اسنادی پرداخته است و قواعد و تشریفات آن را هم رعایت نموده باشد، نتیجه کار وی یک سند رسمی خواهد بود که امکان استناد به آن در دادگاه وجود دارد.

در صورتی که ملک شما فاقد سند رسمی بوده، می‌بایست از طریق سامانه ثبت نام تقاضای صدور سند مالکیت sabtemelk.ir نسبت به ارائه تقاضای صدور سند رسمی اقدام کرده و به منظور پیگیری صدور سند مالکیت خود هم به همین سامانه مراجعه کنید.

ارکان و ویژگی‌های سند رسمی

همانطور که از تعریف سند رسمی بیان شده در ماده 1287 قانون مدنی بر می‌آید، سند رسمی دارای سه ویژگی اصلی است. بنابراین در این بخش تصمیم داریم ارکان و ویژگی‌های سند رسمی را با در نظر داشتن ماده 1287 قانون مدنی مورد بررسی قرار دهیم:

دخالت مأمور رسمی

از جمله اصلی ‌ترین ارکان سند رسمی، تنظیم سند به وسیله مامور رسمی است. در حقیقت سند رسمی تمامی اعتبار و ارزش خود را از مامور رسمی دریافت می‌کند. مامور رسمی شاهد و ناظر ممتازی بوده که قانون او را به منظور ثبت وقایع مشخص نموده و امضای او هر نوع شک و تردید نسبت به مفاد سند را ساقط خواهد کرد. بنابراین ماموران دولتی تا مادامی که از صلاحیت خود خارج نگردند، ماموران رسمی محسوب می‌شوند.

با این حال لازم به ذکر است که ماموران رسمی الزاما ماموران دولتی نبوده، بلکه امکان دارد این افراد همچون سردفتر اسناد رسمی مامور به خدمت عمومی شده باشند بدون آنکه در استخدام دولت باشند.

صلاحیت مامور رسمی

ماموران رسمی تنها در حدود صلاحیتی که بر اساس قانون به ایشان سپرده شده است مجور اقدام را دارند. بنابراین چنانچه از حدود این اختیار و صلاحیت قانونی خارج گردند، اعتبار اقدامات ایشان هم ساقط خواهد شد. به طور مثال: اقدام مامور انتظامی یا شهرداری به تنظیم سند رسمی معامله که از صلاحیت ایشان خارج بوده و یا تنظیم سند رسمی خارج از محدوده صلاحیت سردفتر اسناد رسمی.

رعایت مقررات قانونی

در صورتی سند تنظیم شده عنوان رسمی به خود خواهد گرفت که مقررات قانونی مرتبط با تنظیم سند رسمی توسط مامور رسمی رعایت شده باشد. به طور مثال، امضای مامور رسمی به این معنا است که مفاد سند مطابق با واقعیت و صحیح هستند. از این رو چنانچه مامور رسمی از امضای سند امتناع نماید، در حقیقت اساس رسمی بودن سند را انجام نداده است. 

کپی یا رونوشت سند و انواع آن

منظور از سند نوشته‌‌ای است که به منظور اثبات مالکیت شخص بر مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کپی یا رونوشت سند به این معنا است که یک نسخه‌‌ از روی سند اصلی تهیه شود مثل همان نسخه‌‌ اصلی بدون آنکه در آن تغییری ایجاد گردد. اسناد دارای 2 نوع هستند:

1. سند رسمی: اسنادی که از طرف مامور رسمی دارای صلاحیت به منظور نگارش و تهیه سند مورد نظر، با رعایت کلیه قوانین نوشته می‌شوند اسناد رسمی گفته می‌شود.
2. اسناد عادی: اسناد عادی در مقابل سند رسمی هستند. هر سندی که دارای یکی از شرایط فوق را نباشد و در حقیقت از طریق افراد عادی تهیه گردیده باشد و نه مامور رسمی، سند عادی محسوب می‌شود.

اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی

بر اساس تعریفی که در ماده 1287 قانون مدنی، از سند رسمی ارائه گردیده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها، بر طبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشند، رسمی است.» از این رو، هر سندی را نمی‌توان رسمی شناخت و فقط اسنادی که با این شرایط تنظیم می‌گردند، رسمی محسوب می‌شوند.

به موجب ماده 74 قانون ثبت اسناد و املاک: «سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر، تصدیق شده است، به منزله اصل سند خواهد بود؛ مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر.» بر همین اساس، رونوشت یا کپی سند رسمی، که با ثبت دفتر مطابقت آن به تایید رسیده باشد، در حکم اصل آن سند محسوب خواهد شد. به استناد اصطلاحات حقوقی به این رونوشت، کپی برابر با اصل گفته می‌شود.

به موجب ماده مذکور، اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی و یا اعتبار کپی برابر با اصل شده سند رسمی، گواهی شده است و شخصی که تصمیم دارد از چنین سندی بهره‌گیری کند، موظف به ارائه اصل آن سند نخواهد بود. ولی طی چندین مورد استثنا همچون موقعی که اشخاص اقامه دعوا می‌کنند، در جلسه نخست دادگاه می‌بایست اصل سند را تقدیم کنند و برای دادگاه ارائه کپی آن قابل قبول نخواهد بود.

شرایط اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی

سند رسمی می‌بایست مورد قبول قانون‌گذار بوده و در ثبت دفتر تایید و گواهی گردد. رونوشت یا کپی سند نمی‌تواند توسط هر شخصی تنظیم گردد. رونوشتی که از طریق شخصی به غیر از مامور رسمی تایید گردد، اعتبار سند رسمی را ندارد. در نتیجه چنانچه ادعای جعل سند از سوی دعوا ادعا گردد، می‌بایست به دادگاه اصل سند تقدیم شود. شرایط کپی اعتبار سند رسمی به صورتی است که تطابق سند با کپی در دفتر ثبت و تنظیم گردیده باشد.

بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی، سند رسمی  نوشته ‌ای است که در مقام دعوا قابلیت استناد داشته باشد. مکتوب بودن سند اصلی ‌ترین رکن سند رسمی است. سندی به رسمیت شناخته می‌شود که در اداره ثبت اسناد یا املاک و یا دفاتر رسمی و توسط ماموری رسمی به موجب مقررات قانونی تنظیم گردیده باشد. اسنادی‌ که اشخاص به‌ طور روزانه بین یکدیگر تنظیم می‌کنند، سند عادی محسوب می‌شوند. مثل اجاره ‌نامه که دو طرف قرارداد مشخص بوده و مهر و امضای ایشان در برگه ثبت گردیده است. هرچند که این سند در دفتر املاک تنظیم گردیده و از طریق شخص دیگری ‌امضا می‌شود، ولی در حکم سند رسمی نیست.

صحت و اصالت سند رسمی در هیچ دادگاهی مورد تردید واقع نمی‌شود جز آنکه جعل بودن آن اثبات گردد. چنانچه جعل بودن سند ثابت شود، امکان ابطال آن نیز وجود دارد. ولی سند عادی ممکن است با راهکارهایی ساده مورد تردید قرار گیرد. زیرا در دفاتر رسمی یک کپی یا رونوشت از آن وجود ندارد و برگه به دست شخصی عادی تنظیم شده است.

سند عادی فقط در شرایطی در مقام سند رسمی قرار می‌گیرد که شخصی که سند علیه وی مورد استفاده قرار گرفته، انتساب سند به ‌امضا کننده را تایید نماید و در صورتی که در دادگاه اثبات شود فردی که سند را مهر و امضا نموده همان شخصی است که امضای وی ذیل سند وجود دارد، ولی در مقام دادگاه به انکار آن می‌پردازد.

آیا کپی برابر اصل معتبر است؟

اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی منوط به چند نکته خواهد بود. بعد از برابر اصل کردن سند در دفاتر رسمی ثبت و پرداخت هزینه آن، به موجب ماده ۵۷ قانون دادرسی، رونوشت یا کپی سند دارای اعتبار خواهد شد. با وجود این به موجب ماده ۷۴ قانون ثبت، اعتبار رونوشت سند رسمی تا موقعی است که عدم تطبیق آن اظهار نگردیده باشد.

در شرایطی که جعل بودن سند ادعا گردد، اشخاصی که حق دارند سند رسمی را گواهی کنند عبارت است از:

• یکی از شعب ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی
• دفتر دادگاهی که دادخواست در آن  تقدیم شده یا دفتر یکی از دادگاه ‌ها
• در شرایطی که کپی یا رونوشت سند در خارج از کشور تنظیم گردیده باشد که بایستی تطبیق آن در دفتر یکی از سفارت‌خانه ‌ها یا کنسول‌گری‌ ها تایید گردد. اعتبار سند تنظیم شده در خارج از کشور، برای ایران قابل قبول است.
• در صورتی که هیچ کدام از شرایط ذکر شده وجود نداشته باشد، یکی از ادارات دولتی یا بخش ‌دار محل مسئول آن خواهد بود.

کپی برداری از سند در چه مواردی جعل محسوب می‌شود؟

بر اساس ماده ۵۳۷ قانون مجازات، گاهی مواقع کپی برداری یا کپی گرفتن از سند، نمونه بارز جعل سند خواهد بود. بر اساس قانون، کپی از مدارک دولتی و عمومی، اوراق هویت شخصی و مدارک دیگر، در شرایطی امکان دارد جعل محسوب گردد که مهر و موم یا علامتی که حاکی از سند رسمی است، داشته باشد.

بر همین اساس تهیه کنندگان مجرم محسوب شده و جبران خسارت با ۶ ماه تا ۲ سال حبس و یا به ۳ تا ۱۲ میلیون جزای نقدی همراه خواهد بود. صرفا هر کپی برداری جرم نبوده‌، بلکه سند می ‌بایست از نشانه‌های زیر برخوردار باشد:

• کپی عمدا و با آگاهی از اینکه اعتبار سند رسمی را ندارد، تقدیم گردیده باشد.
• هیچ گونه مهر و نشانه ‌ای جهت تشخیص سند از اصلی یا کپی مشاهده نشود.
• کپی به نوعی طراحی شده باشد که با اصل آن تشخیص داده شود.

در اینگونه شرایط تنظیم کننده و تقدیم کننده سند تقلبی، هر دو مجرم شناخته خواهند شد. با این حال بعضی از دادگاه‌ها بر این باورند که هرگونه دست بردن و تغییر در رونوشت سند، جرم محسوب می‌گردد. رونوشت یا کپی می‌بایست عینا با سند دارای تطابق باشد بر همین اساس امکان تغییر دادن در کوچک‌ترین جزییات آن وجود ندارد.

اعتبار کپی یا رونوشت سند رسمی در مقام اصل سند

کپی از سند به تنهایی اعتباری نخواهد داشت جز آنکه در دفاتر رسمی مهر و امضا شده باشد. در حقیقت مامور قانون در دفتر خود از اصل سند تقدیم شده از طریق شخص و یا کپی سند که در دفتر آرشیو گردیده، کپی می‌گیرد. پس از آن بعد از مورد بررسی قرار دادن مندرجات مهر دفتر و امضای خود را بر رونوشت ثبت می‌کند. در صورتی که قاضی در مقام دعوا اصل سند را درخواست کند، امکان دارد کپی برابر اصل فاقد اعتبار گردد.

ولی معمولا اعتبار کپی سند رسمی در حکم خود سند بوده و در صورت درخواست، امکان تقدیم رونوشت نیز وجود دارد. در شرایطی که طرف دعوا ادعای جعل کپی را داشته باشد، طرف مقابل موظف می‌گردد که اصل سند را تقدیم کند. در رابطه با سند عادی هم همین قوانین حاکم است و چنانچه کپی از آن توسط مراجع صالح مانند ثبت اسناد یا دادگاه تایید گردیده باشد، در حکم اصل سند شناخته خواهد شد.